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Die Patienten- und Abrechnungsdaten in einer Zahnarztpraxis sind das wertvollste Gut eines jeden Arztes. Denn ohne diese können die erbrachten Leistungen nicht geltend gemacht werden. Außerdem unterliegen die Daten sehr hohen gesetzlichen Anforderungen, die jeder Praxisinhaber gewährleisten muss.
Haben Sie sich schon einmal vor Augen geführt, was ein Datenverlust für Sie bedeuten kann?
Gesetzliche Aufbewahrungsfristen
Das Krankenblatt bzw. die elektronische Karteikarte mit allen Patientendaten, Aufzeichnungen und Befunden sowie alle Fotografien, Analysen, etc. unterliegen einer gesetzlichen Aufbewahrungsfrist von 4 Jahren nach Abschluss der Behandlung in der GKV und sogar mindestens 10 Jahren in der PKV. Röntgenaufnahmen müssen ausnahmslos mindestens 10 Jahre nach der letzten Untersuchung, bei Kindern und Jugendlichen unter 18 Jahren sogar bis zur Vollendung des 28. Lebensjahres archiviert werden.
Quelle: Arbeitsgemeinschaft Zahngesundheit, August 2017
Damit man als Zahnarzt in der Lage ist, die korrekte Aufbewahrung seiner Daten sicherzustellen und die gesetzlichen Aufbewahrungsfristen einzuhalten, bedarf es eines individuell auf die Praxis abgestimmten Datensicherungskonzepts.
Individuelles Datensicherungskonzept
Alle Praxisdaten müssen grundsätzlich regelmäßig über eine Datensicherung sowohl in der Praxis als auch extern gesichert werden. Für die Planung einer effektiven Sicherungslösung sollten sämtliche Daten nach ihrer Relevanz gruppiert werden. Daraus ergibt sich ein erster, grober Sicherungsplan. Anhand diesem können bereits Vorbereitungen für den Falle des Worst Case geplant und die optimale Datenwiederherstellung skizziert werden.
Während beispielsweise Arztbriefe für den Praxisbetrieb weniger relevant sind, sollten das Krankenblatt mit allen Patientendaten, digitale Volumentomographien und OPGs dagegen unbedingt schnell wieder zur Verfügung stehen, damit der Betrieb reibungslos weiterlaufen und die Behandlung des Patienten erfolgen kann.
Wir überprüfen regelmäßig, ob Ihre Datensicherung nicht nur vorhanden, sondern auch im Notfall zuverlässig wiederherstellbar ist.
Geeignetes Sicherungsmedium
Für die Datensicherung in einer Zahnarztpraxis eignen sich alle Speichermedien von externer USB-Festplatte über Netzwerkspeicher bis zum separaten Server. Während Backup-Server ohnehin meist externe Standorte haben, ist auch für andere Sicherungsmedien eine externe Aufbewahrung für zusätzliche Sicherheit unerlässlich.
Externe Sicherung für alle Fälle
Eine Sicherung in der Praxis stellt zwar eine Grundsicherung dar, ist für ein solides Datensicherungskonzept allerdings bei Weitem nicht ausreichend. Denn in der Praxis gesicherte Daten sind weder vor Diebstahl noch vor Brand, Wasserrohrbruch oder Erpressungstrojanern geschützt. Aus diesen Gründen ist es unerlässlich, dass die Daten auch außer Haus an einem sicheren Ort aufbewahrt werden. Dieser Prozess sollte automatisiert sein und die Daten in verschlüsselter Form außer Haus sichern.
Dabei setzen wir auf die Software Veeam, die eine perfomante stündliche Sicherung auf eine angeschlossene SSD am Server ermöglicht. Zusätzlich erfolgt jede Nacht eine Kopie auf ein NAS-System sowie eine Auslagerung in unser eigenes Rechenzentrum. Dieses Konzept bietet sowohl eine extrem schnelle Wiederherstellung bei Datenverlust über die SSD als auch räumlich getrennte Sicherheit gegen Risiken wie Cryptotrojaner, Ransomware, Diebstahl oder andere Katastrophen.
